Lang voordat er een coronacrisis de kop opstak werd de mensheid al getroffen door een ander, onzichtbaar en op het eerste zicht onschuldig virus, met name reunitis of vergadervirus. Reunitis is zeer besmettelijk in grote bedrijven, instellingen, ministeries en vooral daar waar mensen zichzelf heel belangrijk vinden.
Voor het minste probleem, of de zoektocht naar een oplossing voor dat probleem worden er om de haverklap vergaderingen belegt die vaak nog meer problemen opleveren dan het initieel probleem. Om die problemen op te lossen gaat men meteen over tot het belangrijkste punt van de dagorde, met name de datum, plaats en tijdstip voor de volgende vergadering. En zo besmet de ene vergadering de andere en krijgt men een pandemie aan vergaderingen die op een bepaald moment een piek bereikt die er voor zorgt dat er geen vergaderzalen genoeg zijn en men moet overgaan tot nacht- en weekend werk.
Het is alsof er voor die ‘meetings’ een vast scenario is geschreven want de belangrijkste protagonisten zijn meesters in het ophemelen van de vorige sprekers om ze dan meerdere keren te herhalen. ‘Ik ben het helemaal eens met vorige spreker en wil me graag aansluiten bij zijn heldere analyse die luidt als volgt’ krijg je vaak te horen. En dan begint spreker meteen te herhalen wat tijdens de vorige tussenkomst werd aangekaart.
Dit herhaalt zich een paar keer om dan uiteindelijk te merken dat er een koffiepauze was voorzien. De voorzitter vraagt dan ook uitdrukkelijk het woord om de koffie met koekjes aan te kondigen. Die pauze gebeurt meestal in een ander lokaal die ze via verschillende gangen kunnen bereiken. Dat zijn dan de fameuze ‘wandelgangen’ waarover journalisten het zo graag hebben. Daar worden de meeste beslissingen genomen.
Na de pauze herneemt de vergadering met een kort verslag van wat tijdens het eerste gedeelte werd besproken.
Op dat moment is de rol van de voorzitter, al dan niet met de steun van zijn ijverige secretaris, zeer belangrijk. Meestal herinnert de voorzitter op dat moment de vergadering dat er niet zoveel tijd overblijft tot de middagpauze en dat enige haast wel is aangewezen.
Dan wordt het gevaarlijk, want heel vaak hoor je een paar deelnemers om toch even terug te komen op wat deze morgen werd besproken. De secretaris, meestal verstopt achter een hoge berg papier, gaat dan grasduinen in zijn ‘ontwerp van verslag’, en vraagt de vergadering of ze het eens zijn om met punt twee van de agenda te beginnen. Helaas, vaak zijn er wel een paar die vragen waarover dat punt twee nu wel juist ging. De secretaris mag dan even eenieders geheugen opfrissen en voor men het weet is de middagpauze een feit.
Bij ons gebeurde het vaak dat de voorzitter, een ervaren rot die pragmatisme aan intelligentie koppelde, in zijn trukendoos tastte om verder onheil te voorkomen. Dat ging als volgt : tijdens een discussie over een bepaalde, maar zeer onbelangrijke term in een wettekst, raakten sommige deelnemers het niet eens over de correctheid van de gekozen bewoordingen. Een puur semantische discussie ontspon zich meteen en dat werd een woordenwisseling die veel tijd in beslag kon nemen. Hij liet de jonge academici een beetje bakkeleien en dan kwam hij tussen als volgt : ‘volgens het laatste reglement betreffende dit gegeven dat in voege is sinds een paar weken moet deze tekst gelezen worden als volgt’. En dan las hij zelf zijn eigen voorstel. Niemand in de vergaderzaal dierf ook maar een opmerking te maken, want zij waren niet op de hoogte van het bestaan van dit recente reglement. De truk bestond erin om de jonge juristen te intimideren met ‘het laatste reglement’ dat uiteindelijk niet bestond want die wet was zo oud als de straat. Maar dat wisten de jongelui niet, en niemand durfde nog te discussiëren want dan moesten zij toegeven dat ze niet op de hoogte waren en met de voorzitter in de clinch gaan was niet meteen bevorderlijk voor de carrière.
Toen werd het tijd om te gaan eten en af te spreken voor de volgende vergadering…
[Een bijdrage van Stefaan De Rudder]
Je slaagt de nagel op de kop, Stefaan. Proficiat en bedankt voor deze nieuwe bijdrage!
Pijnlijk herkenbaar! :))) Maar dat ‘Ik ben het helemaal eens met vorige spreker en wil me graag aansluiten bij zijn heldere analyse die luidt als volgt’ is toch echt wel een mannentechniek. Ik merk echt dat vrouwen dat veel minder doen, ze nemen minder vaak het woord, niet omdat ze niets te zeggen hebben, maar wel omdat ze denken “dat is al gezegd, dat hoef ik dus niet te herhalen” 😉
Een “wijze chinees” gaf ooit deze definitie van een vergadering : tijd die je spendeert aan het bespreken van wat je eigenlijk al aan het doen zou moeten zijn !
Heerlijk humoristisch! Herkenbaar ja. We hebben smakelijk zitten lachen! Met Eva’s vooruitzichten van gendergelijkheid zal de duur van vergaderingen dus zo ongeveer halveren….