Wie het ver wil schoppen in de ambtenarij moet zich vooral aan enkele ongeschreven regels houden. Wie een steile carrière ambieert mag een aantal dingen niet uit het oog verliezen.
Zo is het in het belang van iedere ambtenaar om steeds een dossier bij de hand te hebben, liefst een lijvig. In de gang, op weg naar het koffieapparaat of naar de kantine, moet hij steeds een goed zichtbare map onder de arm hebben. Wanneer hij collega’s of, godbetert, hogere ambtenaren ontmoet, kan hij steeds verwijzen naar de uitpuilende mappen die hij, liefst een beetje slordig, meezeult. De inhoud van deze dossiers is van geen enkel belang en de beambte mag steeds dezelfde dossiers vasthouden. Er is toch niemand die geïnteresseerd is in zijn bezigheden. Mocht er een overijverige, waarschijnlijk nog zeer onervaren collega toch enige vragen willen stellen dan is ‘sorry, druk, druk, druk’ en meteen doorlopen een uitstekende reactie. Onze vriend mag dan niet naar de kantine gaan, een snelle koffie aan de automaat is dan zeker aangewezen.
Een tweede ongeschreven wet is om bij het versturen van mails liefst vrij slordig te werk te gaan. Hier en daar een duidelijke tikfout of een artisanale lay-out die getuigen van een zekere stress zijn een bewijs van de zeer drukke werkzaamheden van de verzender. Tenzij er een secretaris/secretaresse voor handen is die de post mag verzenden. Dan moet het allemaal pico bello zijn. Terwijl hij/zij de belangrijke boodschap netjes en volgens een vaste vormgeving uittikt kan de belangrijke ambtenaar bellen naar zijn collega om hem te verwittigen dat hij snel een mailtje zal krijgen met als inhoud datgene wat zij nu uitvoerig aan de telefoon besproken hebben. Bevestigen van mails kan/moet ook op papier gebeuren met liefst de melding ‘dringend en vertrouwelijk’ op de enveloppe. Het geeft aan hoe belangrijk de ambtenaar wel is en het bezorgt de dienstdoende bode een zekere vorm van zelfrespect bij het uitvoeren van zijn taak. De bode moet er immers voor zorgen dat het document van bureau A naar bureau B gebracht wordt binnen een redelijke termijn en zonder schade aan de bewuste paperassen. Helaas, een van de zwakheden binnen de ambtenarij is wel dat de formulering ‘redelijke termijn’ voor interpretatie vatbaar is. Met een beetje pech kan zo een verzending van A naar B een kwestie van uren, dagen, ja zelfs weken zijn. Hierover later meer. Een ambtenaar mag echter nooit zelf een document ophalen want dan verstoort hij de normale werkzaamheden en kan de vakbond meteen tussenkomen.
Voor iets hogere ambtenaren is vooral overdrijven van heel groot belang. Als zo iemand het over zijn werkzaamheden heeft dan moet hij vooral aantonen dat hij het enorm druk heeft met heel belangrijke zaken. Dan worden besprekingen over ‘de diameter van de ingeblikte doperwten’ of ‘de lengte van de haringfilets’ heel zwaarwichtig gevoerd en worden urenlange vergaderingen georganiseerd om over deze wereldschokkende onderwerpen te bakkeleien (zie het artikel Reunitis op deze website).
De baas van Kobe was een meester in het overdrijven. Op een zonnige vrijdagmorgen was er een bijeenkomst gepland met alle diensthoofden betreffende de verdeling van de bureaus in de nieuwe kantoorgebouwen. Voor de dienst van Kobe, die bestond uit een 100-tal ambtenaren, vroeg de baas niet minder dan 150 lokalen. Netjes voorzien van 2 ramen voor het gewone voetvolk en bureaus met 3 ramen voor de hogere hiërarchie. Uiteraard was dat veel te veel voor de relatief kleine dienst maar de ervaren directeur loog over alles en nog wat. Het aantal ondergeschikten, bijkomende diensten, lokalen voor stagiairs, hoogstnodige vergaderzalen enz… enz… Hij drong er ook op aan dat alles voor zijn dienst snel afgehandeld zou worden gezien de belangrijkheid van de werkzaamheden. Toen een aanwezige directeur er hem probeerde op te wijzen dat hij op een oneerlijke manier snel bediend wilde worden antwoordde hij met een ondeugende glimlach ‘eerlijk duurt het langst’. ‘Indien je iets wil krijgen op een eerlijke manier duurt het heel lang voordat je het krijgt’.
[Een bijdrage van Stefaan De Rudder]
